Wymagania dotyczące dokumentacji chemicznych produktów reklamowych – UFI, MSDS
W przypadku sprzedaży produktów zawierających składniki chemiczne, które muszą być oznaczone piktogramami oraz informacjami o składzie, agencje reklamowe oraz dystrybutorzy muszą zadbać o kilka kluczowych kwestii. Przede wszystkim należy przygotować kartę charakterystyki (MSDS), która precyzyjnie określa skład produktu i wskazuje obowiązkowe oznaczenia. Drugim istotnym elementem jest rejestracja produktu oraz przypisanie mu numeru UFI (Unique Formula Identifier), który musi być widoczny na etykiecie.
Numer UFI nie zawsze znajduje się w tym samym miejscu na etykiecie, ale zawsze musi być wyraźnie widoczny w pobliżu nazwy handlowej produktu, marki, lub w sąsiedztwie informacji o zagrożeniach, takich jak piktogramy i wskazówki dotyczące bezpiecznego użycia. UFI może znajdować się bezpośrednio na produkcie lub na nalepce, jednak nigdy na spodzie opakowania. Zarówno użytkownik końcowy, jak i pośrednik w dystrybucji mogą poprosić o numer UFI oraz kartę charakterystyki, dlatego etykieta musi zawierać dane firmy odpowiedzialnej za te dokumenty.
Podstawy prawne dotyczące oznaczeń takich produktów wynikają z rozporządzenia 1272/2008/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 2008 r., które regulują klasyfikację, oznakowanie i pakowanie substancji i mieszanin. To rozporządzenie precyzuje m.in. rozmiary etykiet, piktogramów oraz szczegółowe informacje, jakie muszą znaleźć się na etykiecie. Przepisy te obowiązują na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
Karta charakterystyki (MSDS) – Dokument ten musi być przygotowany w urzędowym języku kraju, w którym produkt jest sprzedawany. Angielski, choć powszechnie stosowany, nie będzie wystarczający. Na etykietach muszą być zawarte dane zgodne z kartą charakterystyki, w odpowiednich wersjach językowych. Jeśli dystrybutor chce umieścić na etykiecie swoje dane, pomijając producenta, musi przygotować własną kartę charakterystyki. W przeciwnym razie etykieta musi zawierać dane zarówno producenta, jak i dystrybutora.
UFI (Unique Formula Identifier) – Jest to 16-znakowy kod, który od 1 stycznia 2020 roku musi być umieszczony na etykietach nowych mieszanin przeznaczonych do użytku konsumenckiego. Dla nowych mieszanin do użytku profesjonalnego przepis ten wszedł w życie od 1 stycznia 2021 roku, a dla produktów przemysłowych obowiązuje do 1 stycznia 2024 roku. Dla mieszanin, które weszły na rynek przed tymi terminami obowiązuje okres przejściowy do 1 stycznia 2025 roku, po tej dacie wszystkie mieszaniny muszą mieć przypisany numer UFI, a produkty je zawierające muszą być zgłoszone w systemie ECHA.
To importerzy oraz dystrybutorzy wprowadzający takie produkty na rynek muszą zadbać o zgłoszenie ich produktu zawierającego mieszaninę podlegającą pod przepisy UFI do systemu w odpowiednich językach uznanych na dany obszar sprzedaży, dla przykładu: rynek niemiecki dopuszcza język angielski zgłoszenia UFI, ale już rynek austriacki honoruje wyłącznie język niemiecki. Kod UFI umożliwia służbom medycznym szybki dostęp do danych o składzie produktu, co ułatwia odpowiednie leczenie w sytuacjach zagrożenia zdrowia.
Jeżeli agencje reklamowe chcą uniknąć ujawniania danych producenta, muszą zadbać we własnym zakresie o taką dokumentację na podstawie danych od producenta lub skorzystać z realizacji w firmach, które zajmują się wsparciem przy rejestracji nowych numerów UFI dla swoich mieszanin w imieniu klienta. Nasza firma oferuje personalizowane zawieszki zapachowe do samochodów z logo firmy – możemy wtedy na etykiecie umieścić dane producenta, dodatkowo podając dystrybutora i skorzystać wtedy z gotowej dokumentacji lub przygotować wszystko na osobne dane, należy się wtedy liczyć z dodatkowymi kosztami i czasem przygotowania dokumentacji. Kluczowe jest ustalenie czy MSDS i UFI mają być przypisane do danych producenta, agencji reklamowej czy bezpośredniego klienta. Szczególnie gdy poziomów pośrednictwa dla danego produktu jest więcej niż jeden i tych opcji może być kilka.
Od 1 stycznia 2025 roku numer UFI jest wymagany na wszystkich produktach chemicznych, w tym także na produktach promocyjnych.
