Warunki współpracy

Składanie zamówień i wycena
1. Wycenę przygotowują opiekunowie handlowi, prosimy o kontakt z odpowiednim dla województwa opiekunem lub z opiekunem marki FreshCar, w dziale kontakt znajdą Państwo spis województw, kontakt telefoniczny i mailowy, wraz z ofertą klient otrzymuje szczegółowy regulamin, niniejsze ogólne warunki są jedynie wyciągiem z regulaminu. KONTAKT
2. Składając zamówienie klient jednocześnie akceptuje regulamin w jego pełnej wersji dlatego prosimy o zapoznawanie się dokładne ze wszystkimi przesyłanymi przez opiekuna handlowego załącznikami.
3. Maksymalny wymiar standardowej zawieszki z grafiką Klienta wynosi: 94×69 mm, powyżej tego wymiaru zawieszki podlegają indywidualnej wycenie w zależności od wielkości projektu po przedstawieniu projektu.
4. Minimalna ilość zamówienia z grafiką własną Klienta wynosi 100 sztuk, dopuszczany nakład zamówienia jest wielokrotnością 100 sztuk, ilość ta dotyczy również minimalnej ilości i wielokrotności dla ilości kompozycji zapachowych i projektów w ramach 1 zamówienia.
5. Dodatkowe informacje dotyczące zamówienia produktów marki FreshCar znajdą Państwo TUTAJ lub kontaktując się bezpośrednio na adres: export@fragrans.pl.
6. Od momentu złożenia zamówienia, Klient automatycznie wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę FRAGRANS z siedzibą w Łodzi przy ul. Duńska 1B na potrzeby realizacji zamówienia.

Wykrojniki
1. Zachęcamy do skorzystania z naszej bazy gotowych wykrojników. Obecnie w bazie mamy ponad 2500 kształtów, w tym także różne wykrojniki blistrów, których dobór prosimy uzgadniać z działem handlowym. Poznaj nasze wykrojniki
2. Dla klienta możemy przygotować prawie każdy kształt zawieszki (z wyjątkiem zastrzeżonego kształtu choinki i zawieszek z bardzo wąskimi elementami, które mogłyby ulec złamaniu lub przerwaniu w procesie produkcji) czy blistra.
3. Istnieje możliwość wykonania wykrojnika na wyłączność, który odsyłamy do klienta wraz z zamówieniem.

Przygotowanie i akceptacja projektu
1. Wszelkie szczegółowe informacje dotyczące druku zawarte są w pliku “Specyfikacja przygotowania plików”, który przesyła opiekun handlowy przy pierwszym zapytaniu ofertowym.
2. Nie bierzemy odpowiedzialności za pliki przygotowane niezgodnie z w/w specyfikacją.
3. Pliki powinny być przygotowane w trybie CMYK (8 bit na kanał). W przypadku dostarczenia plików w kolorystyce RGB lub PANTONE zostaną one automatycznie przekształcone na kolorystkę CMYK, w przypadku zdjęć minimalna rozdzielczość 300 DPI, uczulamy również na zbyt małą czcionkę i inne znaki/detale, które mogą nie być widoczne na wydruku.
4. Prawo do użycia znaków graficznych, towarowych, licencji i innych elementów podlegających ochronie prawnej w ramach realizacji zamówienia pozostaje po stronie Klienta, który ponosi pełną odpowiedzialność za wady prawne wynikające z treści dostarczonych projektów, w tym za wszelkie naruszenie praw autorskich i innych praw osób trzecich.

Zamówiony towar
1. Informujemy, że podczas realizacji możliwe są przesunięcia grafiki – tolerancja +/- 1 mm.
2. Nadruki po nasączeniu zapachem mogą nieznacznie odbiegać od kolorystyki przedstawionej na wizualizacji projektu.
3. Klasycznym mocowaniem zawieszki jest gumka – w ofercie 16 kolorów do wyboru.
4. Szacunkowy czas uwalniania się zapachu przy właściwym użytkowaniu zawieszki (zawieszki nie należy wyjmować w całości z opakowania od pierwszego użycia, folii barierowej należy pozbywać się stopniowo) wynosi od 3 do 14 dni i zależy od temperatury i wilgotności powietrza, wybranej kompozycji, typu zawieszki oraz poziomu nasączenia (ml).
5. Klient ma możliwość wykonania prototypu (kilku sztuk w wybranym projekcie i jednej kompozycji) – pakiet prototypowy oddaje jakość wykonania zleceń dla końcowej realizacji maksymalnie 10 000 sztuk.
6. Zawieszki pakujemy w folię z ostrzeżeniem, jeśli Klient decyduje się na folię bez ostrzeżenia to zamawiający zobowiązuje się poinformować swoich klientów o:
  1. konieczności unikania wszelkich kontaktów zawieszki tworzywami sztucznymi i z tapicerką,
  2. konieczności ochrony przed dziećmi i zwierzętami, oraz unikania kontaktu z oczami.
7. Pakowanie zawieszek w folię barierową bez ostrzeżenia wymaga pisemnego oświadczenia Klienta (nie dotyczy zleceń zagranicznych oraz zleceń z blistrem, na którym znajdzie się takie ostrzeżenie).

Czas realizacji
1. Czas realizacji zamówienia liczony będzie od ostatecznego potwierdzenia parametrów zamówienia i może on ulec zmianie względem terminu podanego przy pierwszym zapytaniu.
2. Czas realizacji zamówienia musi być potwierdzony przy składaniu oraz przy potwierdzaniu realizacji zamówienia, szacunkowo wynosi on:
  1. Do 7 dni roboczych dla realizacji do 2 000 sztuk,
  2. Do 10 dni roboczych dla realizacji do 10 000 sztuk,
  3. Do 14 dni roboczych dla realizacji do 20 000 sztuk,
  4. Od 16 dni roboczych dla realizacji powyżej 20 000 sztuk,
  5. Większe nakłady i większe nasączenie (w postaci 2 lub 3 ml) w 1 lub 2 zapachach może skutkować koniecznością oczekiwania na kompozycję zapachową, w takiej sytuacji należy doliczyć 4 tygodnie do czasu realizacji,
  6. Zawieszka z blistrem wydłuża czas realizacji o 2 dni,
  7. Zawieszka w nowym kształcie (spoza naszej bazy, która obecnie zawiera ponad 2500 gotowych bezpłatnych wykrojników) wydłuża czas realizacji o dodatkowe 3 dni oczekiwania na produkcję nowego wykrojnika,
3. Dla produktów marki FreshCar termin realizacji potwierdzany jest przy zamówieniu i zależy od aktualnej dostępności na magazynie, sposobu pakowania do ekspozycji towaru, ilości i ewentualnych dodatków jak np. etykiet własnych dystrybutora koniecznych do naniesienia na każdy produkt lub opakowanie zbiorcze.
4. Zastrzegamy sobie możliwość podania dłuższego terminu od powyższych w sytuacji pełnego obłożenia linii produkcyjnej na najbliższe 14 dni roboczych. Klient otrzymuje pierwszy wolny termin nie mniejszy niż niezbędny czas do wyprodukowania danego nakładu z uwzględnieniem wszystkim równolegle przyjmowanych zleceń, co uniemożliwia rezerwację terminu. Termin jest potwierdzony dopiero po ostatecznym potwierdzeniu zamówienia i zaksięgowaniu zaliczki lub przedpłaty.
5. Firma Fragrans nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z sytuacji losowych, które mogą wpłynąć na końcowy termin realizacji zamówienia.

Dostawa towaru
1. Paczki wysyłane są kurierem współpracującym z firmą Fragrans za odpowiednią opłatą (uzależnioną od ilości kartonów), mogą być także odebrane kurierem Klienta czy osobiście w siedzibie firmy Fragrans w Łodzi.
2. W przypadku przygotowania towaru do wysyłki przed planowanym terminem informujemy klienta o gotowości towaru, wraz z prośbą o zgodę na wcześniejszą dostawę. Nie wysyłamy towaru wcześniej bez zgody klienta.
3. W przypadku odbioru towaru przez Klienta własnymi środkami transportu (w tym kurier własny Klienta) wszelkie korzyści i ciężary w tym możliwość utraty lub uszkodzenia towaru w trakcie przesyłki przechodzą na Klienta w momencie przekazania towaru.
4. Firma FRAGRANS nie ponosi odpowiedzialności, jeśli towar nie dotarł do klienta w terminie z przyczyn od niej niezależnych (np. strajk firmy kurierskiej).

Reklamacje
1. Reklamacje przyjmujemy tylko w formie pisemnej na adres mailowy handlowca obsługującego danego Klienta w okresie do 30 dni od daty dostawy (jeśli reklamacja dotyczy projektu wraz ze zgłoszeniem prosimy o załączenie zdjęcia).
2. Reklamowany towar musi być odesłany do siedziby firmy Fragrans – prosimy o odesłanie wadliwych zawieszek lub całego zamówienia.
3. Jeżeli dostawa odbywa się za pośrednictwem kuriera to paczki powinny być dokładnie sprawdzone przy kurierze.
4. W przypadku dostarczenia przez kuriera uszkodzonych paczek klient ma obowiązek sporządzenia protokołu szkody oraz sprawdzenia ilości w obecności kuriera. W przeciwnym wypadku reklamacje ilościowe lub dotyczące uszkodzenia towaru nie będą uwzględniane.
5. Ewentualne braki ilościowe Klient powinien zgłosić w ciągu 3 dni od daty doręczenia, po tym okresie czasu reklamacje ilościowe nie będą uwzględniane.

Klauzula informacyjna dotycząca Ochrony danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych jest FRAGRANS Michał Stolarczyk z siedzibą w Łodzi przy ul. Duńskiej 1B.
2. Dane osobowe (adresy e-mail, telefony do kontaktu i dane niezbędne do wystawienia faktury) zbierane są przez firmę wyłącznie w celu ich przetwarzania do realizacji zlecenia lub usługi oraz do celów przekazywania informacji handlowych.
3. Dane nie będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy o ochronie danych osobowych.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści jej danych oraz możliwość jej poprawienia. Przysługuje także sprzeciw do dalszego przetwarzania danych osobowych, który można zgłosić kontaktując się z odpowiednim opiekunem handlowym w firmie.
5. Dane są podawane dobrowolnie (za pośrednictwem formularza na stronie, kontaktu telefonicznego lub mailowego z pracownikiem firmy FRAGRANS), jednak bez ich podania nie jest możliwe zrealizowanie zlecenia i współpracy z firmą.
6. Otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolne i bezterminowe.
7. Możemy również przetwarzać dane osobowe Klienta, bo jest to niezbędne do wykonania umowy zawartej z Klientem w związku z realizacją zamówienia lub usługi, w tym do:
  1. umożliwienia przesyłania ofert handlowych oraz rozwiązywania wszelkich kwestii związanych ze zleconymi pracami na adres mailowy podany do kontaktu,
  2. obsługi próśb, które są do nas kierowane (np. przez formularz kontaktowy); kontaktowania się z Klientami, w tym w celach związanych ze świadczeniem usług.
8. Dodatkowo, przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania danych Klientów dla celów podatkowych i rachunkowych.
9. Przetwarzamy też dane osobowe Klientów w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu firmy FRAGRANS, którym jest: księgowanie dokumentów handlowych; rozliczanie dokonywanych płatności; obsługa próśb przekazywanych w szczególności handlowcom oraz przez formularz kontaktowy; windykacja należności; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych; prowadzenie analiz statystycznych; przechowywanie danych dla celów archiwalnych, oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Postanowienia końcowe
1. Firma FRAGRANS zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie.
2. Zamawiający wyraża zgodę na umieszczenie wzoru zawieszki w portfolio producenta, jeśli się na to nie zgadza prosimy o zgłoszenie przy składaniu zamówienia.
3. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2025 r.